ExperienciasDeAltoImpacto

¿Tu empresa ha crecido mucho en personal y no percibes que sea suficiente?

Comenzamos una serie de post en los que vamos a ir compartiendo todas aquellas experiencias con nuestros clientes que pueden ser de utilidad para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector.

En este caso, vamos se trata de una pyme del ámbito del mantenimiento industrial que, a pesar de haber incrementado su estructura con la incorporación de varias personas, la carga de trabajo sigue sin disminuir.  

¿Sabes cómo ayudamos a este cliente?

PUNTO DE PARTIDA

Una empresa del sector del mantenimiento industrial con una plantilla de unos 15 trabajadores que, durante el último año, ha crecido considerablemente con la incorporación de personas en el departamento de administración para dar apoyo a la gestión de clientes, llamadas, facturación, postventa, etc. Sin embargo, estas incorporaciones se produjeron sin un orden o estrategia concreta por lo que la organización del trabajo no era la óptima y a pesar de incrementar el personal no se alcanzaba los objetivos.

INICIO ASESORÍA

Después de una sesión de coaching con el CEO de la empresa y compartir la situación, se planteó como punto de partida realizar un análisis de la situación para identificar las carencias y las necesidades de la situación.

Aunque es muy importante ser conscientes de la necesidad de aumentar la plantilla, antes de tomar una decisión es prioritario, por un lado, hay que analizar qué perfil nos hace falta dependiendo de las tareas o funciones que vaya a desarrollar y, por otro lado, tener claras las tareas y bien delimitadas las responsabilidades. De lo contrario, la consecuencia de incorporar una persona sin una estrategia definida puede ser la descoordinación, duplicidad de faenas, pérdida de tiempo, falta de información que conlleva a una falta de eficacia y eficiencia.

Una de las cosas que nos encontramos es que cuando se les pregunta a los trabajadores, muchos de ellos no tenían claras las responsabilidades del puesto que desempeñaban y además, consideraban que algunas de las tareas que realizaban no les correspondían.

Ante esta situación, lo primero que tenemos que hacer es definir perfectamente los puestos de trabajo:

_ Saber qué faenas, funciones y responsabilidades.

_ Ante quién responde

_ Si tiene a alguien a su cargo y cómo delegar y supervisar

Algo tan básico como tener un organigrama claro es fundamental para el buen funcionamiento del equipo. Es fundamental disponer de unos procedimientos de trabajo muy claros y compartidos: dónde empieza una orden de trabajo para un cliente, un albarán, dónde se factura, cómo se hace la reclamación del pago, etc.

Llama la atención que todo el mundo tiene claro cómo coger el teléfono y atender a un cliente, a partir de ahí, empiezan a ver dudas de cómo se pasa la orden a los técnicos, quién factura, quién confirma el cobro. Algo que es de crucial importancia para la empresa, porque se trata de los ingresos de la empresa.

Todas estas cuestiones parecen muy sencillas, pero si la cadena se rompe, la consecuencia directa es el descontrol y por consiguiente las pérdidas de tiempo y recursos, sobre todo de dinero.

Para acabar, es importante fijar unas variables (KPI’s) con las que mesurar o medir los cambios o mejoras que hemos introducido para valorar si están obteniendo los resultados esperados o si por el contrario hace falta replantear algo de nuevo.

Para Estudio Global es muy gratificante ver cómo el cliente obtiene resultados positivos con las medidas implementadas, por ejemplo, cómo mejora la eficiencia, la reducción de los impagos, mejora los cobros, mejora la rapidez de los procesos y en definitiva cómo se mejora la satisfacción del equipo y de la dirección de la empresa al ver que todo funciona mucho mejor.

TIEMPO Y DURACIÓN DE LA ASESORÍA

Aunque si bien es verdad que cada caso es único y es necesario tener en cuenta las casuísticas en concreto, este tipo de proyectos de asesoría pueden tener una duración de unos cinco o seis meses dependiendo de la situación a valorar, el tamaño de la empresa y la estrategia a trazar.